Tijdlijn voor de oprichting van een trust in Mauritius

De eerste fase bestaat uit een gedetailleerd overleg met de cliënt en diens adviseurs om de doelstellingen van de trust, de aard en locatie van de in te brengen activa, de identiteit en omstandigheden van de begunstigden, en eventuele specifieke governance- of opvolgingsvereisten in kaart te brengen. CTM stelt een structuurmemorandum op waarin het voorgestelde trustkader wordt geschetst, inclusief de vraag of een protector moet worden benoemd, of de structuur een onderliggende vennootschap moet omvatten, en welk trusttype het meest geschikt is (discretionair, vast, doeltrust, of een combinatie daarvan). Na overeenstemming over de structuur verstrekt CTM haar gepersonaliseerde KYC-checklist voor alle partijen. Voor individuele instellers, begunstigden en protectors gelden de standaard persoonlijke KYC-vereisten. Voor eventuele onderliggende vennootschappen of PTC's die deel uitmaken van de structuur, gelden de zakelijke KYC-vereisten. De fase van KYC-verzameling is de belangrijkste variabele in het totale tijdschema en dient te worden opgestart zodra de structuur is overeengekomen, bij voorkeur voordat de formele juridische opstelling begint. De interne AML/CFT-nalevingsbeoordeling van CTM loopt gelijktijdig met de documentverzameling. Waar verscherpt cliëntenonderzoek vereist is — bijvoorbeeld voor PEP-cliënten of cliënten met een complexe vermogensherkomst — is goedkeuring door de directie vereist voordat de trust kan worden opgericht. CTM communiceert eventuele nalevingsvereisten transparant en tijdig aan de cliënt en diens adviseurs.

Zodra de KYC-goedkeuring is verkregen (of voldoende gevorderd is om de juridische opstelling parallel te laten verlopen), stelt het juridisch team van CTM de trustakte op. De trustakte wordt afgestemd op de specifieke doelstellingen van de structuur en behandelt: de naam van de trust, het toepasselijke recht (Mauritiaans recht op grond van de Trusts Act 2001), het trustvermogen, de bevoegdheden en verplichtingen van de trustee, de gerechtigdheden van de begunstigden, de bevoegdheden van de protector (indien van toepassing), de bepalingen inzake wijziging en beëindiging, en het geschillenbeslechtingsmechanisme. Het concept wordt ter beoordeling en commentaar voorgelegd aan de cliënt en diens juridisch adviseurs. Zodra de trustakte definitief is vastgesteld, worden de ondertekeningsafspraken gecoördineerd. De trustakte moet worden ondertekend door de insteller en de trustee (CTM). Wanneer een protector is benoemd, wordt in deze fase doorgaans ook diens ondertekening verkregen. Afhankelijk van het rechtsgebied van de insteller kan de ondertekening in Mauritius of op afstand plaatsvinden, met de bijbehorende vereisten inzake getuigen en legalisatie. De letter of wishes wordt in deze fase opgesteld en door de insteller ondertekend. Bijkomende documentatie die gelijktijdig wordt opgesteld, omvat: het overzicht van de initiële trustactiva, de trusteenotulen van aanvaarding, een eventuele beleggingsbeleidsverklaring of beheerrichtlijnen, en correspondentie met de bewaarders van de onderliggende activa om de overdracht te initiëren.

Trusts die door een gelicentieerde trustee in Mauritius in een global business-context worden beheerd, moeten worden geregistreerd bij de FSC Mauritius. CTM bereidt de FSC-registratieaanvraag voor de trust voor en dient deze in als onderdeel van de trustoprichtingsdienst. De aanvraag omvat de trustakte, de KYC-documentatie voor alle partijen, en een beschrijving van de activa en activiteiten van de trust. De FSC-registratie voor een standaardtrust wordt doorgaans binnen 2 tot 3 weken verwerkt. Afhankelijk van de structuur kunnen aanvullende meldingen aan toezichthouders vereist zijn. Als de trust bijvoorbeeld aandelen aanhoudt in een Mauritiaanse GBC, moet het aandeelhoudersregister van de vennootschap worden bijgewerkt en moet de FSC op de hoogte worden gebracht van de wijziging in het uiteindelijk belang. Als de trust aandelen aanhoudt in een buitenlandse vennootschap, moet rekening worden gehouden met de wetgeving van dat rechtsgebied inzake de openbaarmaking van uiteindelijk belang. CTM stemt hiervoor af met lokale raadslieden in de relevante rechtsgebieden, indien nodig. Voor trusts met in Mauritius gelegen onroerend goed moet een notariële akte van overdracht worden opgesteld door een Mauritiaanse notaris en geregistreerd bij de Registrar General. Deze stap kan, afhankelijk van de complexiteit van de eigendomsoverdracht en de beschikbaarheid van de notaris, 2 tot 4 weken toevoegen aan het totale tijdschema.

De feitelijke overdracht van activa naar de trust — de 'settlement' — wordt voltooid nadat de trustakte is ondertekend. Bij een overdracht in contanten maakt de insteller de gelden rechtstreeks over naar de bankrekening van de trust. Bij een overdracht van aandelen worden akten van aandelenoverdracht ondertekend en wordt het aandeelhoudersregister van de vennootschap bijgewerkt om de trustee als aandeelhouder te vermelden. Voor onroerend goed wordt de notariële akte van overdracht geregistreerd bij de Registrar General en wordt de eigendomstitel dienovereenkomstig bijgewerkt. Voor andere activaklassen wordt de relevante overdrachts- of cessiedocumentatie opgesteld, indien van toepassing. Het openen van een bankrekening voor de trust verloopt volgens een proces dat vergelijkbaar is met het openen van een zakelijke bankrekening voor een vennootschap. De trustee (CTM) dient namens de trust een aanvraag in bij de gekozen bank, met daarbij de trustakte, de KYC-documentatie voor alle partijen, en een beschrijving van de verwachte bankactiviteiten van de trust. Aangezien CTM een gevestigde management company is met bestaande bankrelaties, verloopt het proces voor trustbankrekeningen doorgaans iets sneller dan voor nieuw opgerichte vennootschappen — doorgaans 3 tot 6 weken vanaf indiening. Zodra de bankrekening operationeel is, wordt de initiële inbreng ontvangen en wordt de trust volledig operationeel. CTM verstrekt aan de cliënt en diens adviseurs een bevestiging van de trustoprichting en stelt het doorlopende trustbeheerprogramma op, met inbegrip van boekhouding, jaarlijkse rapportage, en periodieke evaluaties door de trustee.