Back-Office-Outsourcing für Strukturen in Mauritius
Von der Finanzbuchhaltung und dem regulatorischen Reporting über das Dokumentenmanagement bis hin zu Zahlungen an Lieferanten – unser Back-Office-Outsourcing übernimmt die operative Infrastruktur Ihrer Gesellschaft in Mauritius, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Der Betrieb einer Gesellschaft, eines Trusts oder einer Anlagestruktur in Mauritius bringt einen erheblichen Umfang an laufenden administrativen und operativen Aufgaben mit sich – die Führung der Finanzbuchhaltung, die Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen, die Verwaltung der Korrespondenz, die Erstellung von Management-Accounts, die Einreichung behördlicher Meldungen, die Pflege gesetzlicher Register sowie die Beantwortung von KYC-Anfragen von Banken und Geschäftspartnern. Bei vielen internationalen Mandanten werden diese Funktionen entweder ineffizient aus dem Ausland heraus wahrgenommen oder ohne einheitliche Steuerung auf mehrere Dienstleister verteilt. Unser Back-Office-Outsourcing bündelt diese Funktionen unter einer einzigen verantwortlichen Stelle – mit klar definiertem Leistungsumfang, Service-Level-Vereinbarungen und Reporting – und verschafft Mandanten und ihren Beratern damit eine saubere, gut dokumentierte operative Basis in Mauritius.
Leistungen im Back-Office-Outsourcing
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
Wir führen die Buchhaltung des Unternehmens periodengerecht nach IFRS und erfassen sämtliche Transaktionen, Buchungen und Anpassungen. Monatliche Summen- und Saldenlisten, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen werden erstellt und den Direktoren bzw. dem wirtschaftlich Berechtigten nach einem festgelegten Berichtsrhythmus zur Verfügung gestellt.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Wir verwalten die Verbindlichkeiten des Unternehmens – wir bearbeiten freigegebene Rechnungen, gleichen sie mit Bestellungen ab, bereiten Zahlungsläufe zur Autorisierung vor und führen eine Liste überfälliger Verbindlichkeiten. Für Unternehmen mit Forderungen verfolgen wir offene Beträge, versenden Zahlungserinnerungen und gleichen Zahlungseingänge ab.
Gesetzliche und behördliche Meldungen
Wir erstellen und reichen sämtliche erforderlichen Meldungen beim Registrar of Companies, der Financial Services Commission (FSC), der Mauritius Revenue Authority (MRA) und anderen Aufsichtsbehörden ein – einschließlich Jahresmeldungen, Jahresabschlüssen, Registern der wirtschaftlich Berechtigten, Steuererklärungen sowie CRS-/FATCA-Meldungen. Wir führen einen Compliance-Kalender, um sicherzustellen, dass keine Frist versäumt wird und weder Bußgelder noch der Entzug der Lizenz drohen.
Dokumentenmanagement
Wir führen ein vollständiges und geordnetes digitales Archiv sämtlicher Unternehmensdokumente, Verträge, Korrespondenz, Vorstandsprotokolle und gesetzlicher Unterlagen. Die Dokumente werden sicher gespeichert und sind für den Mandanten und seine Berater über ein sicheres Online-Portal zugänglich. Physische Originale werden in sicherer Verwahrung in unserem Büro in Mauritius aufbewahrt.
Korrespondenzmanagement
Wir nehmen sämtliche an das Unternehmen an seinem Sitz adressierte eingehende Korrespondenz entgegen und bearbeiten sie – wir leiten Dokumente an die zuständigen Verantwortlichen weiter, beantworten Routineanfragen und kennzeichnen dringende Angelegenheiten zur sofortigen Aufmerksamkeit des Mandanten.
Beantwortung von KYC-Anfragen von Lieferanten und Geschäftspartnern
Banken, Investoren, Aufsichtsbehörden und Geschäftspartner fordern von Gesellschaften in Mauritius regelmäßig KYC-Unterlagen an. Wir übernehmen die Bearbeitung dieser Anfragen – wir stellen die erforderlichen Dokumente zusammen, verfassen Begleitschreiben und koordinieren erforderliche Beglaubigungen –, um zeitnahe und korrekte Antworten sicherzustellen.
Management-Reporting und Erstellung von Board Packs
Wir erstellen vierteljährliche oder monatliche Managementberichte und Board Packs für die Gesellschaft — einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Kapitalflussrechnung, Leistungskennzahlen und Kommentierung. Diese werden in einem Format geliefert, das für die Prüfung durch das Board geeignet ist und, sofern erforderlich, zur Vorlage bei Kreditgebern, Investoren oder Aufsichtsbehörden verwendet werden kann.
Verwaltung von Verträgen und Vereinbarungen
Für Gesellschaften mit aktiven Handelsverträgen, Darlehensvereinbarungen, Investmentmandaten oder behördlichen Lizenzen führen wir ein Vertragsregister mit den wichtigsten Terminen — Verlängerungsfristen, Kündigungsfristen, Ablaufdaten und Zahlungsverpflichtungen. Wir informieren das Management rechtzeitig vor kritischen Terminen, damit keine vertragliche Verpflichtung übersehen wird.
Einrichtung Ihres Back-Office-Outsourcings
Leistungsumfang festlegen
Gemeinsam mit dem Mandanten definieren wir den genauen Umfang der benötigten Leistungen, das Format und die Häufigkeit des Reportings, die Genehmigungsmatrix für Zahlungen und Meldungen sowie den Übergabeprozess von bisherigen Dienstleistern.
Systemeinrichtung
Wir richten die Gesellschaft in unseren Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen ein, übernehmen Eröffnungssalden und historische Daten und konfigurieren die Zugriffsrechte für den Mandanten und seine Berater.
Übergang und Go-Live
Wir steuern den Übergang von der bisherigen Regelung, sichern die Kontinuität der gesetzlichen Meldungen sowie die Aufrechterhaltung von Bankkonten und behördlichen Lizenzen und sehen, sofern angemessen, eine Parallelphase zur Überprüfung der Genauigkeit vor.
Laufender Betrieb
Wir erbringen die vereinbarten Leistungen nach dem festgelegten Zeitplan, stellen monatliche Management-Berichte bereit und übernehmen für den Mandanten die Überwachung sämtlicher behördlicher Fristen.
Voraussetzungen und Anforderungen für die Einrichtung
- Abgeschlossene Mandantenannahme sowie AML-/KYC-Prüfung für alle wirtschaftlich Berechtigten und beherrschenden Personen
- Vorstandsbeschluss zur Genehmigung der Outsourcing-Vereinbarung und Festlegung des Umfangs der übertragenen Befugnisse
- Zugang zu bestehenden Buchhaltungsunterlagen, Kontoauszügen und behördlichen Meldungen zur Übergangsprüfung
- Unterzeichnete Dienstleistungsvereinbarung mit festgelegtem Leistungsumfang, Service-Levels, Berichtsformat und Honorarstruktur
- Vom Vorstand genehmigte und von den bevollmächtigten Vertretern unterzeichnete Zahlungsfreigabematrix
- Bereitstellung sämtlicher bestehender Unternehmensdokumente – Gründungsurkunde (MOA), Satzung (AOA), Anteilszertifikate, gesetzliche Register, frühere Protokolle
- Bankverbindungsdaten und Zugangsdaten zum Online-Banking für den Transaktionsabgleich
- Zugang zu den Zugangsdaten für das MRA-eFiling, das Portal des Registrar of Companies und, sofern zutreffend, das Regulierungsportal der FSC
Indikative Jahresgebühren
| Position | Richtwert |
|---|---|
| Einfaches Back Office (Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Korrespondenz) | USD 4.000 – 8.000 pro Jahr |
| Vollständiges Back Office (wie oben zzgl. Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, behördliche Meldungen, KYC-Beantwortung) | USD 8.000 – 18.000 pro Jahr |
| Komplexe Strukturen (mehrere Gesellschaften, hohes Transaktionsvolumen) | USD 18.000 – 40.000 pro Jahr |