Externalisation du back-office pour les structures mauriciennes
De la tenue des registres financiers et des déclarations réglementaires à la gestion documentaire et aux paiements aux fournisseurs, notre service d'externalisation du back-office vous permet de vous concentrer sur votre activité pendant que nous gérons l'infrastructure opérationnelle de votre entité mauricienne.
La gestion d'une structure d'entreprise, de fiducie ou d'investissement mauricienne implique un volume significatif de tâches administratives et opérationnelles continues — tenue des registres financiers, traitement des factures et des paiements, gestion de la correspondance, préparation des comptes de gestion, dépôt des déclarations réglementaires, tenue des registres statutaires et réponse aux demandes KYC des banques et contreparties. Pour de nombreux clients internationaux, ces fonctions sont soit gérées inefficacement depuis l'étranger, soit déléguées de manière fragmentée à plusieurs prestataires sans surveillance cohérente. Notre service d'externalisation du back-office consolide ces fonctions sous un seul point de responsabilité, avec un périmètre clairement défini, des engagements de niveau de service et un reporting — donnant aux clients et à leurs conseillers une base opérationnelle propre et bien documentée à Mauritius.
Services d'externalisation du back-office
Tenue des registres financiers et comptabilité
Nous tenons les registres comptables de la société en mode d'accruals conformément aux IFRS, en enregistrant toutes les transactions, écritures de journal et ajustements. Des balances de vérification mensuelles, des comptes de résultat et des bilans sont produits et fournis aux administrateurs ou au propriétaire effectif selon un calendrier de reporting défini.
Comptes fournisseurs et clients
Nous gérons les dettes de la société — traitement des factures approuvées, rapprochement avec les bons de commande, préparation des lots de paiement pour autorisation, et tenue d'un rapport des créanciers échus. Pour les sociétés ayant des créances, nous suivons les montants en suspens, émettons des rappels de paiement et rapprochons les encaissements.
Dépôts statutaires et réglementaires
Nous préparons et soumettons tous les dépôts requis auprès du Registrar of Companies, de la Financial Services Commission, de la Mauritius Revenue Authority et d'autres organismes de réglementation — notamment les déclarations annuelles, les états financiers, les registres de propriété effective, les déclarations fiscales et les rapports CRS/FATCA.
Gestion documentaire
Nous tenons une archive numérique complète et organisée de tous les documents d'entreprise, conventions, correspondances, procès-verbaux du conseil d'administration et registres statutaires. Les documents sont stockés de manière sécurisée et sont accessibles au client et à ses conseillers via un portail en ligne sécurisé. Les originaux physiques sont conservés dans un local sécurisé de notre bureau à Mauritius.
Gestion de la correspondance
Nous réceptionnons et traitons toute la correspondance entrante adressée à la société à son siège social, en acheminant les documents vers les parties responsables appropriées, en répondant aux demandes courantes et en signalant les questions urgentes pour une attention immédiate du client.
Réponses KYC des fournisseurs et contreparties
Les banques, investisseurs, régulateurs et contreparties commerciales demandent fréquemment des documents KYC aux entités mauriciennes. Nous gérons ces demandes — en rassemblant les documents requis, en rédigeant les lettres d'accompagnement et en coordonnant toute certification nécessaire — en assurant des réponses rapides et précises.
Intégration de votre externalisation du back-office
Définition du périmètre
Nous travaillons avec le client pour définir le périmètre exact des services requis, le format et la fréquence du reporting, la matrice d'autorisation pour les paiements et dépôts, et le processus de transfert depuis les prestataires actuels.
Configuration du système
Nous configurons l'entité sur nos systèmes comptables et de gestion documentaire, chargeons les soldes d'ouverture et les données historiques, et configurons l'accès pour le client et ses conseillers.
Transition et démarrage
Nous gérons la transition depuis le dispositif actuel, en assurant la continuité des dépôts statutaires, sans interruption des comptes bancaires ou des licences réglementaires, et en prévoyant une période de double exécution là où cela est approprié pour valider l'exactitude.
Service continu
Nous fournissons les services convenus selon le calendrier défini, en produisant des rapports de gestion mensuels et en gérant toutes les échéances réglementaires au nom du client.
Conditions d'éligibilité et d'intégration
- Acceptation du client et intégration AML/KYC complètes pour tous les bénéficiaires effectifs et personnes exerçant le contrôle
- Résolution du conseil d'administration autorisant le dispositif d'externalisation et définissant le périmètre de la délégation d'autorité
- Accès aux registres comptables existants, aux relevés bancaires et aux dépôts statutaires pour la revue de transition
- Convention de services signée avec un périmètre défini, des niveaux de service, un format de reporting et un barème d'honoraires
- Matrice d'autorisation des paiements approuvée par le conseil d'administration et signée par les représentants autorisés
- Fourniture de l'ensemble des documents corporate existants — statuts, actes constitutifs, certificats d'actions, registres statutaires, procès-verbaux antérieurs
- Coordonnées bancaires et identifiants d'accès à la banque en ligne pour la réconciliation des transactions
- Accès aux identifiants de dépôt pour la télédéclaration MRA, le portail du Registrar of Companies et le portail réglementaire de la FSC, le cas échéant
Honoraires annuels indicatifs
| Élément | Fourchette indicative |
|---|---|
| Back-office de base (comptabilité, gestion documentaire, correspondance) | USD 4 000 – 8 000 par an |
| Back-office complet (ci-dessus + comptes fournisseurs/clients, dépôts réglementaires, réponses KYC) | USD 8 000 – 18 000 par an |
| Structures complexes (entités multiples, volume élevé de transactions) | USD 18 000 – 40 000 par an |