Back-Office-Outsourcing für Mauritius-Strukturen
Von Finanzbuchhaltung und regulatorischer Berichterstattung bis hin zu Dokumentenmanagement und Lieferantenzahlungen — unser Back-Office-Outsourcing-Service ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während wir die operative Infrastruktur Ihrer Mauritius-Einheit verwalten.
Der Betrieb einer Mauritius-Unternehmens-, Trust- oder Investmentstruktur erfordert ein erhebliches Volumen an laufenden administrativen und operativen Aufgaben — Finanzunterlagen pflegen, Rechnungen und Zahlungen abwickeln, Korrespondenz verwalten, Managementberichte erstellen, regulatorische Meldungen einreichen, gesetzliche Register führen und auf KYC-Anfragen von Banken und Gegenparteien reagieren. Für viele internationale Kunden werden diese Funktionen entweder ineffizient von Übersee aus erledigt oder stückweise an mehrere Dienstleister delegiert, ohne kohärente Aufsicht. Unser Back-Office-Outsourcing-Service konsolidiert diese Funktionen unter einer einzigen Verantwortungsstelle mit klar definiertem Umfang, Service-Level-Verpflichtungen und Berichterstattung — und gibt Kunden und deren Beratern eine saubere, gut dokumentierte operative Basis in Mauritius.
Back-Office-Leistungen
Finanzbuchhaltung und Buchführung
Wir führen die Buchführungsunterlagen der Gesellschaft auf Periodenabgrenzungsbasis gemäß IFRS und erfassen alle Transaktionen, Journalbuchungen und Anpassungen. Monatliche Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen werden nach einem festgelegten Berichterstattungsplan erstellt und an die Direktoren oder den wirtschaftlichen Eigentümer übermittelt.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Wir verwalten die Verbindlichkeiten der Gesellschaft — bearbeiten genehmigte Rechnungen, vergleichen sie mit Bestellungen, erstellen Zahlungsstapel zur Autorisierung und führen einen Kreditoren-Aging-Bericht. Für Gesellschaften mit Forderungen verfolgen wir ausstehende Beträge, versenden Zahlungserinnerungen und stimmen Eingänge ab.
Gesetzliche und regulatorische Einreichungen
Wir bereiten alle erforderlichen Einreichungen beim Registrar of Companies, der Financial Services Commission, der Mauritius Revenue Authority und anderen Regulierungsbehörden vor und reichen sie ein — einschließlich Jahreserklärungen, Jahresabschlüsse, Register wirtschaftlicher Eigentümer, Steuererklärungen und CRS/FATCA-Berichte.
Dokumentenmanagement
Wir führen ein vollständiges und organisiertes digitales Archiv aller Unternehmensdokumente, Vereinbarungen, Korrespondenz, Vorstandsprotokolle und gesetzlicher Unterlagen. Dokumente werden sicher gespeichert und sind für den Kunden und seine Berater über ein sicheres Online-Portal zugänglich. Physische Originale werden in sicherem Aufbewahrungsraum in unserem Mauritius-Büro aufbewahrt.
Korrespondenzmanagement
Wir empfangen und bearbeiten alle eingehende Korrespondenz, die an die Gesellschaft an ihrem eingetragenen Sitz adressiert ist, leiten Dokumente an die zuständigen Verantwortlichen weiter, beantworten Routineanfragen und melden dringende Angelegenheiten umgehend dem Kunden.
KYC-Antworten gegenüber Lieferanten und Gegenparteien
Banken, Anleger, Regulatoren und Geschäftsgegenparteien fordern häufig KYC-Dokumentation von Mauritius-Einheiten an. Wir verwalten diese Anfragen — stellen die erforderlichen Dokumente zusammen, verfassen Begleitschreiben und koordinieren etwaige erforderliche Beglaubigungen — und gewährleisten fristgerechte und präzise Antworten.
Onboarding Ihres Back-Office-Outsourcings
Umfangsdefinition
Wir erarbeiten mit dem Kunden den genauen Leistungsumfang, das Berichtsformat und die Berichtshäufigkeit, die Autorisierungsmatrix für Zahlungen und Einreichungen sowie den Übergabeprozess von etwaigen aktuellen Anbietern.
Systemeinrichtung
Wir richten die Einheit auf unseren Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen ein, laden Eröffnungsbilanzen und historische Daten und konfigurieren den Zugang für den Kunden und seine Berater.
Übergang und Go-Live
Wir verwalten den Übergang von der aktuellen Vereinbarung und stellen die Kontinuität der gesetzlichen Einreichungen, keine Unterbrechung von Bankkonten oder regulatorischen Lizenzen sowie eine Parallelphase sicher, um die Genauigkeit zu validieren.
Laufender Service
Wir erbringen die vereinbarten Leistungen nach dem festgelegten Zeitplan, stellen monatliche Managementberichte bereit und verwalten alle regulatorischen Fristen im Namen des Kunden.
Zulassungs- und Onboarding-Anforderungen
- Abgeschlossenes Kunden-Onboarding und AML/KYC-Onboarding für alle wirtschaftlich Berechtigten und kontrollierende Personen
- Vorstandsbeschluss, der die Outsourcing-Vereinbarung genehmigt und den Umfang der delegierten Befugnisse festlegt
- Zugang zu bestehenden Buchführungsunterlagen, Kontoauszügen und gesetzlichen Einreichungen für die Übergangsüberprüfung
- Unterzeichneter Dienstleistungsvertrag mit definiertem Umfang, Service Levels, Berichtsformat und Honorarplan
- Vom Vorstand genehmigte und von autorisierten Vertretern unterzeichnete Zahlungsautorisierungsmatrix
- Bereitstellung aller bestehenden Gesellschaftsdokumente – Gründungsurkunde, Satzung, Anteilsscheine, gesetzliche Register, frühere Protokolle
- Bankdaten und Online-Banking-Zugangsdaten für die Transaktionsabstimmung
- Zugang zu Einreichungsdaten für MRA eFiling, Registrar-of-Companies-Portal und FSC-Regulierungsportal, soweit anwendbar
Indikative Jahresgebühren
| Basis-Back-Office (Buchführung, Dokumentenmanagement, Korrespondenz) | USD 4.000 – 8.000 pro Jahr |
| Vollständiges Back-Office (oben + Kreditoren/Debitoren, regulatorische Einreichungen, KYC-Antworten) | USD 8.000 – 18.000 pro Jahr |
| Komplexe Strukturen (mehrere Einheiten, hohes Transaktionsvolumen) | USD 18.000 – 40.000 pro Jahr |