Stichtingsadministratie in Mauritius
Doorlopende administratie voor Mauritiusse stichtingen — raadsbeheer, wettelijke naleving, record-keeping en rapportage — uw stichting effectief laten functioneren en in goede staat houdend.
Een Mauritiusse stichting vereist actieve, professionele administratie om haar wettelijke verplichtingen onder de Foundations Act 2012 te vervullen, haar goede staat bij de Registrar of Foundations en de Financial Services Commission te handhaven, en effect te geven aan de doelstellingen van de oprichter.
Wat stichtingsbeheer omvat
Secretariaatsdiensten
Elke Mauritiusse stichting moet een gekwalificeerde secretaris hebben. Wij verlenen de secretarisfunctie, onderhouden de wettelijke registers van de stichting, stellen vereiste documenten op en dienen deze in bij de Registrar en zorgen ervoor dat de compliancekalender van de stichting te allen tijde wordt nageleefd. De secretaris is verantwoordelijk voor het onderhouden van het geregistreerd adres van de stichting, de registers van raadsleden en begunstigden en alle correspondentie met de Registrar.
Raadsvergaderingen en notulen
Wij stellen agenda's op voor raadsvergaderingen, wonen vergaderingen bij of faciliteren ze, stellen formele notulen op met geregistreerde beslissingen en aangenomen resoluties. Alle beslissingen worden gedocumenteerd en bewaard in het stichtingsdossier. Waar de statuten dit toestaan, kunnen wij vergaderingen via elektronische middelen faciliteren voor raden met internationaal verspreide leden.
Jaarrekening
Wij stellen de jaarrekening van de stichting op of coördineren de opstelling ervan, waarbij de activa, inkomsten en uitkeringen van de stichting worden afgestemd. Deze worden aan de raad gepresenteerd en bewaard in het stichtingsdossier overeenkomstig de wet. Waar een controle vereist is (door de statuten of toepasselijke regelgeving), coördineren wij met de aangestelde accountants.
Regulatoire indieningen
Jaarlijkse returns en eventuele andere vereiste indieningen worden opgesteld en ingediend bij de Registrar of Foundations en, waar van toepassing, de FSC. Vernieuwing van eventuele licenties of autorisaties wordt proactief beheerd. Wij bewaken alle indieningsdeadlines en sturen vooruitgaande herinneringen om te garanderen dat geen deadline wordt gemist.
KYC-onderhoud
Wij onderhouden actuele KYC-gegevens voor de oprichter, raadsleden en begunstigden, voeren periodieke beoordelingen uit en vragen bijgewerkte documentatie op zoals vereist door AML/CFT-regelgeving. KYC wordt ten minste jaarlijks beoordeeld en na elke wijziging in de identiteit van principalen of uiteindelijk gerechtigden.
Uitkeringsverwerking
Uitkeringen aan begunstigden worden verwerkt overeenkomstig de stichtingsstatuten en raadsresoluties. Wij stellen uitkeringsbrieven op, onderhouden uitkeringsregisters en zorgen ervoor dat elke uitkering correct is geautoriseerd en gedocumenteerd. Internationale overboekingen worden gecoördineerd via de bank van de stichting, met volledige documentatie bewaard in het stichtingsdossier.
CRS- en FATCA-compliance
Waar de stichting een rapporterende financiële instelling is voor CRS- of FATCA-doeleinden, stellen wij de vereiste jaarlijkse rapporten op en dienen deze in bij de Mauritius Revenue Authority (MRA) overeenkomstig toepasselijke regelgeving. Wij beoordelen de classificatie van de stichting onder CRS en FATCA bij oprichting en adviseren over eventuele wijzigingen in classificatie als gevolg van wijzigingen in de activiteiten of begunstigdensamenstelling van de stichting.
Jaarlijkse beheercyclus
Jaarlijkse raadsvergadering
Wij organiseren en faciliteren de jaarlijkse raadsvergadering, waarbij de rekeningen worden beoordeeld, sleutelbeslissingen worden geregistreerd en vereiste resoluties worden aangenomen. Wij stellen de agenda op, circuleren relevante stukken aan raadsleden van tevoren en stellen formele notulen op die alle beslissingen registreren. Voor stichtingen met internationaal verspreide raden faciliteren wij vergaderingen via videoconferentie met passende documentatie.
Opstelling jaarrekening
Stichtingsrekeningen worden opgesteld, waarbij alle activabewegingen, inkomsten en uitkeringen gedurende het jaar worden afgestemd. Wij verzamelen overzichten van alle bewaarders en banken, stemmen deze af op de interne administratie van de stichting en produceren conceptrekeningen voor beoordeling door de raad. Waar een externe accountant of auditor vereist is, coördineren wij het proces en verstrekken alle ondersteunende documentatie.
Regulatoire indieningen
Jaarlijkse return ingediend bij de Registrar of Foundations. CRS/FATCA-rapporten ingediend bij de MRA waar van toepassing — gericht op voltooiing voor 30 juni conform MRA-deadlines. Eventuele FSC-licentie- of autorisatievernieuwingen voltooid voor afloop. Wij bewaken alle indieningsdeadlines en handelen proactief om te garanderen dat niets wordt gemist.
KYC-beoordeling
Periodieke beoordeling van KYC-dossiers voor alle partijen — oprichter, raadsleden en begunstigden. Bijgewerkte documentatie opgevraagd waar vereist door AML/CFT-regelgeving of waar het risicoprofiel van een principaal is gewijzigd. Wij sturen KYC-verlengingsverzoeken met voldoende voorafgaande kennisgeving om verstoring van beheertijdlijnen te voorkomen.
Rapportage aan oprichter
Jaarlijks samenvattingsrapport opgesteld voor de oprichter over de activiteiten van de stichting, vermogenspositie, gedane uitkeringen en eventuele zaken die het komende jaar aandacht vereisen. Het rapport identificeert aankomende regulatoire deadlines, eventuele wijzigingen in toepasselijke wetgeving en aanbevelingen voor het bijwerken van de statuten of reglementen.
Review statuten en doelstellingen
Bij de jaarlijkse review beoordelen wij of de statuten en reglementen van de stichting nog steeds passend zijn voor de doelstellingen van de oprichter en de huidige regulatoire omgeving. Waar wijzigingen vereist zijn — bijvoorbeeld om wijzigingen in begunstigden, raadssamenstelling of uitkeringsbeleid te weerspiegelen — coördineren wij het wijzigingsproces overeenkomstig de Foundations Act 2012 en de eigen wijzigingsbepalingen van de statuten.
Informatie en documenten voor doorlopend beheer
- Stichtingsstatuten en -reglementen
- Register van oprichter, raadsleden en begunstigden
- Activaopstelling — jaarlijks bijgewerkt
- Bankafschriften en beleggingsrapporten voor het jaar
- Gegevens van gedane of geplande uitkeringen
- Bijgewerkte KYC-documenten voor partijen wier omstandigheden zijn gewijzigd
- Eventuele correspondentie met de Registrar, FSC of belastingautoriteiten
Indicatieve jaarlijkse beheervergoedingen
| Jaarlijks stichtingssecretariaat en -beheer | USD 4.000 – 10.000 |
| Opstelling jaarrekening | USD 1.500 – 4.000 |
| CRS / FATCA indiening | USD 500 – 1.500 |
| Uitkeringsverwerking (per gebeurtenis) | USD 300 – 700 |
| Facilitering raadsvergadering (per vergadering) | USD 500 – 1.500 |